Een van de allerleukste dingen van het ondernemerschap vind ik het moment waarop een (potentiële) nieuwe klant contact opneemt voor het maken van een afspraak voor een kennismakingsgesprek. Dit gebeurde mij deze week zelfs twee keer, met dank aan contacten in mijn zakelijke netwerk. Inmiddels heb ik voor mezelf een routine ontwikkeld om me zo goed mogelijk voor te bereiden op zo’n kennismaking. Zo is de kans immers zo groot mogelijk dat deze prospect ook daadwerkelijk klant wordt. Graag deel ik mijn routine met jou:
Van een nieuw contact noteer ik o.a.:
- voor- en achternaam
- e-mailadres
- adres
- telefoonnummer
Zodra we een moment geprikt hebben voor het kennismakingsgesprek bevestig ik onze afspraak via e-mail. Voordat ik die mail uitstuur, doe ik eerst wat onderzoek. Een goede voorbereiding zorgt ervoor dat het kennismakingsgesprek zo efficiënt mogelijk verloopt. Inmiddels heb er slechts 45 minuten voor nodig. Dit bespaart de klant en mijzelf veel tijd Lees hieronder welke voorbereidingen ik tref.
-
Stap 1
Ik typ de naam van de potentiële nieuwe klant in op Google en zet deze tussen aanhalingstekens zodat specifiek op deze combinatie van voor- en achternaam gezocht wordt. Omdat ik meestal erg nieuwsgierig ben wat voor eerste indruk iemand geeft, kijk ik eerst bij ‘afbeeldingen’ en daarna op alle resultaten om te zien of iemand wellicht actief is op Facebook of LinkedIn. Zo kom je vaak al wat te weten over iemands gezinssituatie en baan.
-
Stap 2
Ik typ het adres in op Google maps om te zien hoeveel reistijd ik nodig heb
-
Stap 3
Ik zoom in op het adres via Google streetview zodat ik kan zien om wat voor type woning (of werkplek) het gaat. Is het een villa, een appartement of een rijtjeshuis. Vooral als een klant je benadert voor het opruimen van spullen kan dit je een idee geven van de grootte van de woning. Ook kun je op deze manier zien waar je het beste in de buurt kunt parkeren als je met de auto reist.
-
Stap 4
Ik zet de afspraak in mijn digitale agenda. Uit privacy overwegingen gebruik ik noteer ik hierin een klantnummer, niet de naam van de potentiële nieuwe klant. Ik heb mijn agenda zo ingesteld dat mijn vriend ook inzage heeft. Zo weet hij waar ik ben. Je komt toch bij een wildvreemde thuis (of op de werkplek). Dan geeft dit een veiliger gevoel.
-
Stap 5
Via e-mail stuur ik de afspraakbevestiging uit, inclusief de hygienerichtlijn die de NBPO heeft opgesteld in verband met COVID-19.
-
Stap 6
Voor mijn vertrek lees ik mijn aantekeningen van ons telefoongesprek nog eens door. Zo kan ik gerichte vragen stellen. Uiteraard vertrek ik op tijd.
-
Stap 7
Doorverwijzers ben ik altijd erg dankbaar. Als iemand een nieuw contact aan mij doorverwijst en het kennismakingsgesprek leidt tot de samenwerking met een nieuwe klant, dan stuur ik de doorverwijzer graag een kleinigheidje om te bedanken voor de warme aanbeveling.
-
Stap 8
Nu begint het pas echt! Veel succes en plezier met de samenwerking met je nieuwe klant.
Welke vragen ik stel tijdens een telefoongesprek of tijdens het kennismakingsgesprek? Dat ontdek je in PO Academy, hét online programma voor ondernemende professional organizers.
